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科研经费报销问答
   
科研经费管理和报销问答
第一部分发票使用和计税问题问答
1、科研项目经费为什么需要开具发票?
    答:发票是指在购销商品,提供或者接受服务以及从事其他经营活动中,开具、收取的收付款凭证。根据《中华人民共和国发票管理办法》“第十九条销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人,对外发生经营业务收取款项,收款方应向付款方开具发票;特殊情况下由付款方向收款方开具发票。”
2、是否所有的科研经费都必须开具发票?
答:《财政部关于印发<行政事业单位资金往来结算票据使用管理暂行办法>的通知》(财综[2010]1号)第八条规定:行政事业单位按照自愿有偿的原则提供信息咨询、技术咨询、技术开发、技术成果转让和技术服务收费服务,其属于经营服务性收费,应当依法使用税务发票,不得使用资金往来结算票据。
《财政部关于行政事业单位资金往来结算票据使用管理有关问题的补充通知》(财综[2010]111号,20101215日印发,下简称“《补充通知》”)的规定:
1)行政事业单位取得财政部门拨付的资金,可凭银行结算凭证入账或《财政直接支付入账通知书》或《财政授权支付额度到账通知书》及相关银行结算凭证入账。  
2)行政事业单位取得上级主管部门拨付的资金,形成本单位收入,不再向下级单位转拨的,可凭银行结算凭证入账;转拨下级单位的,属于暂收代收性质,可使用行政事业单位资金往来结算票据。
3)行政事业单位取得具有横向资金分配权部门(包括投资主管部门、科技主管部门、国家自然科学基金管理委员会、国家出版基金管理委员会等)拨付的基本建设投资、科研课题经费等,形成本单位收入的,可凭银行结算凭证入账;转拨下级单位或其他相关指定合作单位的,属于暂收代收性质,可使用行政事业单位资金往来结算票据。
   4)没有财务隶属关系事业单位等之间发生的往来资金,如科研院所之间、高校之间、科研院所与高校之间发生的科研课题经费等,涉及应税的资金,应使用税务发票;不涉及应税的资金,应凭银行结算凭证入账。
3、可以预借发票吗?
答:按照事业单位财务制度规定,发票作为一种有价证券,一般是在经费到账后才给付款方开具的,一般不允许提前预开。因此原则上,财务处不预借发票。特殊原因需要预借发票的,借票人须填写《山西大学预借科研经费发票申请表》并预交税款。
借票人要承诺借票后负责追回票据所开金额或退还票据,若逾期款项未达或不退还票据,财务处将按票据所开具的金额挂在借票人和科研课题负责人的“个人应收款”账下并从应收款到期下月开始从工资中扣除,直至扣完发票等额经费为止。
4、科研经费税金是如何计征的?
答:科研经费目前适用的票据为“增值税普通发票”,增值税普通发票由太原市国家税务局核发及管理。目前,太原市国家税务局核定我校为小规模纳税人,增值税税率为3%。交税金额为增值税及增值税附加之和。具体计算方法如下:
增值税=入账金额/(1+3%)×3%
增值税附加=增值税×14.5%
第二部分 科研经费立项结题有关事项说明
5、新开题项目的立项程序?
答:科研经费进入学校财务账后,其中:批量进账的科研项目由学校科研部门和财务部门统一办理科研项目立项和入账手续,并通知各项目负责人;单笔科研经费到账,由项目负责人或其指定人员,持科研项目合同或计划任务书到学校科研部门办理“科研项目立项通知单”,然后持 “科研项目立项通知单”到计划财务处科研管理科办理经费入账立项手续。
立项后及时编制项目资金使用计划,经费使用前项目负责人需提交经科研管理部门审核后的“科研项目资金使用计划表”,在计划财务处办理经费预算额度设置手续。其中:纵向科研项目的计划表以项目任务书或合同为准,纵向科研经费分批到账,可按总额提供“科研项目资金使用计划表”。
6、延续项目经费到账,如何办理入账手续?
答:项目经费到账后,可直接在计划财务处科研管理科办理入账手续,并提供后期经费“科研项目资金使用计划表”。纵向科研已按经费总额提供了“科研项目资金使用计划表”的可不再提供。
7、申报科研项目盖章程序?
答:申请科研项目时如果需要提供预算编制咨询的,科研财务管理科愿协助老师编制预算,如果预算已经编制完善的,可直接到计划财务处综合科盖章。
一般来讲编制科研项目预算需要考虑:(1)劳务费、差旅费、会议费、对外合作交流费、专家咨询费、出版文献费等支出预算的政策相符性和经济合理性;(2)设备费、材料费、测试加工费、燃料动力费等支出预算的目标相关性和经济合理性;(3)间接费用和管理费预算是否按制度规定比例计算。
8、科研项目中期财务报表和结题决算报表怎么办理?
答:20137月份以前开支的项目明细,先到科研管理部门审核确认支出情况,然后再到计划财务处办理结题盖章手续。
20137月份以后开支的项目明细,需要学校财务部门盖章确认的财务报表(项目中期检查、结题决算报表等)须经计划财务处科研经费管理科审核方可盖章。
科研经费管理科重点核对项目余额与各科目发生额是否和会计账务记录一致,审核通过后到计划财务处办公室盖章。
9、管理费如何提取?
答:纵向科研经费中“863”、“973”、“科技支撑计划”和部分有明确规定管理费提取比例和金额的项目按相关规定提取,其它纵向科研经费按5%比例提取,横向科研经费管理费按6%提取。提取的管理费全部拨入科研项目所属学院、所包干费,用于弥补水电费支出。
10、科研经费项目明细账如何查询及打印?
答:项目负责人或经项目负责人授权的经办人可通过学校信息门户登录“我的财务”,在“网上财务查询”系统中查询相应财务信息,并可导出到Excel表中打印。
如因项目审计等业务需要,项目明细账如需加盖财务处公章,请将查询结果打印,并列明项目编号、名称、负责人姓名等信息,项目负责人签字后到计划财务处科研管理科审核后,到计划财务处综合科盖章。
如有特殊原因无法在系统中自行查询打印,经办人可提交书面申请,列明项目编号、名称、负责人姓名,简要说明查询收支账目的原因并由项目负责人签名,到计划财务处科研管理科查询并打印相关报表。
11、如何根据计划财务处科研项目编号判断项目的性质?
答:科研项目编码为12位,其中前四位代表的是所在部门;第56位代表的是项目性质,如“03”代表的是横向科研,“11”代表的纵向科研,“51”代表的是校科研,“52”代表的是“专项科研”,“81”代表的是“省本级财政拨付的科技三项”;第789位为“801”时,如前面两位为“51”代表的是“学校人才项目建设经费”报销时需要人事处审批;项目编码的最后三位为顺序号。 
12、科研项目信息如何修改?
答:科研经费项目一经立项,不得随意更改项目编号、名称及项目负责人。如确须变更,项目负责人须向学校科研管理部门提交书面报告,经科研管理部门审核同意,报计划财务处科研管理科修改备案。
第三部分 科研经费开支范围说明
13、科研经费开支范围有哪些?
答:科研经费分为直接费用和间接费用。其中:
直接费用是指在课题研究开发过程中发生的与之直接相关的费用,主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/专业软件购置/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费和其他支出等。
间接费用是指承担课题任务的单位在组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括承担课题任务的单位为课题研究提供的现有仪器设备及房屋,水、电、气、暖消耗,有关管理费用的补助支出,以及绩效支出等。其中绩效支出是指承担课题任务的单位为提高科研工作绩效安排的相关支出(科研人员激励的相关支出)。
14、“设备费”核算内容是什么?
答:是指项目研究过程中购置或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁和使用外单位仪器设备而发生的费用。
科研经费要严格控制设备购置费支出。 “设备费”科目细分为设备购置费、试制改造费和租赁使用费三类。
与设备费同时购置并与之配套的备品、备件,应纳入设备费。
单独购置的备品、备件,应纳入材料费。
15、“材料费”核算内容是什么?
答:(1)在科研课题研究开发过程中消耗的不纳入固定资产管理范围的专用材料支出,如实验所需材料、配件、药品试剂、动物、专用工具和小仪器、专用服装等费用。
2)各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。
4)材料费报销需附供货单位盖章的明细清单,明确材料采购数量、采购价格等,5万元以上的材料采购还需要提供采购合同,10万元以上需实行部门集中采购。
5)不能列支生产性材料、基建材料、大宗工业化原料。
6)不能列支普通办公材料。
16、“测试化验加工费”核算内容是什么?
答:科研课题研究开发过程中支付给外单位(包括课题承担单位内部独立经济核算单位)的检验、测试、化验及加工等费用,也可以支付给项目和课题承担单位内部的独立经济核算单位,包括委托外单位发生的数据加工费。
报销时需提供收费项目明细、测试清单、收费标准等,3万元以上的测试化验加工费需提供相关合同、协议。
17、“燃料动力费”核算内容是什么?
答:燃料动力费是指在课题研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。
后勤处向学院(部、所、中心)核定收取后,学院(部、所、中心)再向科研项目组按实际用量收取。燃料动力费支出应提供费用清单(包括收费标准、实际用量等)。
18、“国际合作与交流费”核算内容是什么?
答:是指项目研究过程中项目研究人员出国及外国专家来我校工作的费用。国际合作与交流费应当严格执行国家和省外事经费管理的有关规定。
课题组成员参加与课题研究任务相关国际学术会议注册费列入国际合作与交流费。
出国人员应为课题组成员,报销时应有相关邀请函、批件、出国行程表、出国调研报告等凭据。
报销来华专家费用要提供专家护照复印件、机票发票、登机牌等。
19、“出版/文献/信息传播/专业软件购置/知识产权事务费”核算内容是什么?
答:是指项目研究过程中,需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。打印、复印、彩扩、照相、印刷、描晒图、制版、及购买书籍等可在该预算科目列支。
不能购买通用性操作系统、办公软件等,不能开支日常手机和个人固定电话通讯费。
3万元以上专业软件购买应有相关合同、报销出版费需全部提供合同,10万元以上应实行部门集中采购。
专利申请及论文发票等支出应有受理函或检索信息。
20、“专家咨询费”核算内容及标准是什么?
答:是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。专家咨询费不得支付给参与项目管理的工作人员。
专家咨询费标准:
以会议形式组织的咨询,专家咨询费的开支一般参照高级专业技术职称人员500-800/人天、其他专业技术人员300-500/人天的标准执行。会期超过两天的,第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员300-400/人天、其他专业技术人员200-300/人天执行。
以通讯形式组织的咨询,专家咨询费的开支一般参照高级专业技术职称人员60-100/人次,其他专业技术人员40-80/人次的标准执行。
 专家咨询费只能支付给个人、不应支付给单位、不应列支博士、硕士研究生因学位论文答辩发生的相关费用(如专家评审费)。
 领取专家咨询费时需详细列明邀请专家国籍、单位、联系方式、工作内容、工作时间、领款人签字等信息。
21、“劳务费”核算内容是什么?
答:是指科研课题研究开发过程中支付给课题组成员中没有工资性收入的相关人员(如在校研究生)和课题组临时聘用人员等的劳务性费用,包括缴纳的社保费用等。
项目(课题)承担单位聘用的参与重大专项研究任务的优秀高校毕业生在聘用期内所需的劳务性费用和有关社会保险费补助,可以在劳务费中列支。
 劳务费采取无现金转卡支付形式发至本人银行卡。确因特殊原因无法转卡的应说明情况,提供收款人姓名、身份证号码或学号、单位或家庭住址、联系方式、工作内容、工作时间等信息,并由收款人本人签字或按手印。
22、“差旅费”核算内容是什么?
答:是指在科研课题研究开发过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的住宿、旅费、伙食补助、杂费、考察费等外埠差旅费、市内交通费用等。
课题组成员参加与课题研究任务相关国内学术会议注册费列入差旅费。
科研项目差旅费应在预算额度内按照国家及学校差旅费相关规定执行, 严禁列支旅游费、景点门票。
23、“会议费”核算内容是什么?
答:是指在科研课题研究开发过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而召开会议开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租赁费、会务费等。
课题承担单位应当在预算额度内按照国家有关规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期, 严禁开支招待费、礼品费和旅游费用等不合理支出。
报销时要附会议通知、参加人员签到表等相关会议证明材料。
第四部分 科研经费报销其它事项说明
24、只有单程票据或自驾车出差相关费用如何报销?
答:差旅费报销原则上必须附往返车票,并且实行一事一报  ,即异地出差的所有费用必须一起报销,同一次出差的住宿费与车船费不可拆分报销。特殊情况下只有单程票据或自驾车出差,须按如下办法报销:
 自驾车出差的,其旅费报销按照到达任务目的地,往返公里数和里程耗油标准数计算,凭票据报销加油费,超出部分自理,报销时必须附上完成工作任务地有效的住宿票据和往返过路票据,否则,不能报销加油费。
出差只有单程票据的,需提供出差地的住宿费发票,并附上情况说明,经出差人所在部门负责人签字确认后方可报销。
只有单程票据和自驾车出差不能确认往返行程的不计算伙食补助费和公杂费,自驾车出差能确认往返行程,可以计算伙食补助。
25、外出开会发生的费用应怎样报销?
 答:课题组成员参加国内学术会议发生的旅差费用,如会务费等应列入差旅费预算,而不应列入会议费预算。
       课题组成员参加国际学术会议发生的旅差费用,应列入国际合作与交流费预算,而不应列入差旅费和会议费预算。
26、移动话费怎么报销?
 答:横向科研经费可根据项目合同和有关规定报销因课题工作需要发生的项目课题组成员的个人移动话费,但不得以课题组成员名义挂户报销他人的移动话费。移动电话预付卡不得报销。
 纵向科研经费不能报销个人移动话费。
 购置通讯器材一律不能报销,如手机等。
27、向个人购买研究用资料、用具如何报销?
答:因课题研究需要,从自然人手中购买历史资料、古籍书、用具用品和收藏物件等支付的费用不超过5000元,可以由出卖人(收款人)开具收款条(或收款证明),并写清:付款单位、出卖资料、书籍、物品的名称、件数、单价、合计总钱数、收款人姓名、身份证号码和联系电话,并加盖村委会或街道办事处公章,作为原始票据在科研经费中报销。超过5000元的,需到当地税务部门代开发票报销
28、科研项目研究人员到县城以下农村、山区进行观测、采集、发掘、测量、试验等野外性工作支付的相关费用(如住宿、农用车具租用等)如何报销?
答:可由收取该费用的老乡开具收款条(或收款证明),并写清:付款单位、事由、天数、收款标准(不能高于国家规定的标准)、收款合计数、收款人姓名、身份证号码和联系电话,并加盖村委会公章,作为原始票据在科研经费中报销。
支付农民劳务费的,由收款人开具收款条(或收款证明),并写清:付款单位、工作内容,用工时数、工时费标准、工时合计数、收款人姓名、身份证号码和联系电话,并加盖村委会公章,方可作为原始票据在科研经费中报销.
29、如车票、船票、飞机票、住宿票、其他发票等原始凭证遗失,怎样处理?
答:车票、船票、飞机票遗失,须写出情况说明并经同行人员签字证明,由所在单位负责人签字,财务负责人批准后,方可按规定报销;若无同行人员,须由所在单位负责人签字确认后,经财务负责人批准后,按最低标准报销。
住宿票和其他发票遗失,应当取得原出据单位盖有公章的原始凭证存根复印件或证明,如是证明须注明原始凭证的号码、金额和内容等,由所在单位负责人签字确认,财务负责人批准后,代作原始凭证按规定报销。
第五部分 科研经费报销审核审批内容说明
为了加强项目负责人、院所负责人、职能部门负责人审签时需要关注的重点,现将国家对科研项目财务审核审批时注意内容列示如下:
30、间接费用审核内容是什么?
答:课题承担单位对于间接费用审核的内容主要是看对间接费用是如何进行统筹管理的,且管理是否符合相关政策要求,是否建立了相关的内控制度和审批流程;
绩效支出的依据是什么,是否符合审批流程,是否有层层计提或超额计提现象,是否发挥了激励作用;
是否在间接费用以外重复列支了水、电、气、暖等相关费用。
31、设备费审核内容是什么?
答:设备费支出的相关性和真实性,是否列支了预算外设备,是否存在大额设备费调整等情况;
检查设备(购置、试制、租赁)验收入库手续是否完整,关注设备费的支出时间和到货时间,是否列支研究周期以外发生的设备费;
有无用其他支出购买的设备来顶替、挤占专项经费等行为等。
32、差旅费审核内容是什么?
答:出差时间、事由、出差人数、出差审批表、报销单等信息;
差旅费报销凭证是否形成闭环,是否存在不同批次差旅混合报销;
列支的差旅费是否有非课题组成员等。
33、会议费审核内容是什么?
答:会议费支出手续的完整性,预算审批单,参会人员签到表,会议纪要,会议通知等信息;
会议中是否包含专家咨询费、招待费、礼品费和旅游费用等不合理开支;
对于仅发生餐费的会议支出应从严把握。
34、国际合作与交流费审核内容是什么?
答:出国有关手续,如邀请函、批件、出国行程表、出国调研报告等信息;
是否存在报销因私出国,公费出国旅游等现象;
审核出国人员中是否有非课题成员;
关注目的地、国别、天数次数和人员规模是否与预算相符,变更是否合理等。
35、劳务费审核内容是什么?
答:原始凭证上人员姓名、工作单位、职称、身份证号、主要负责工作、劳务时间、领取签字等信息;
劳务费支付范畴是否符合相关的规定;
结合课题周期和劳务人员投入的工作时间统计数,审核劳务费发放工作的规范性和相关性;
是否存在劳务费事前计提现象等。
36、专家咨询费审核内容是什么?
答:原始凭证上人员姓名、工作单位、职称、身份证号、主要负责工作、劳务时间、领取签字等信息;
专家咨询费支付范畴是否符合有关的规定;
发放手续是否齐全,有无专家签字;
是否存在支付给企业的咨询费等。
37、材料费审核内容是什么?
答:材料的出入库手续是否完整,是否存在“以购代销”等情况;
大宗材料采购是否签有合同,审批手续是否完备等。
38、燃料动力费审核内容是什么?
答:燃料动力费是否符合有关的规定;
是否存在分摊实验室日常水、电、气、暖等支出的现象;
大型仪器设备和专用科学装置的燃料动力费是否做到了单独计量等。
39、测试化验加工费审核内容是什么?
答:测试内容、单价、测试数量、相关业务合同、结果报告等信息;
要多方验证测试化验加工的真实性,是否存在以测试化验加工的名义对外转拨经费的现象等。
40、出版/文献/信息传播/专业软件购置/知识产权事务费审核内容是什么?
答:大宗专业资料和软件购置费支出的相关性,是否有预算批复;
检查专业软件购买、专著出版等大额支出的合同,专利权、论文等受理函件或检索信息;
现场查看电脑中是否真实安装专业软件等。
41、其他支出审核内容是什么?
答:依照预算批复的内容和金额来审核;
不能列支研究周期以外的各项经费支出、奖励支出以及不可预见支出。